التعامل مع شكاوى العملاء Secrets

محاولة فهم احتياجات العملاء من خلال الاستماع الفعال وطرح الأسئلة المناسبة.

في النهاية، فإن سؤال كيفية معالجة شكاوى العملاء ليس بالسؤال الصحيح الذى يجب علينا طرحه، بل سؤال: كيف نتجنبها من الأساس ونقدم لهم الخدمة المرضية التي يطمحون إليها؟ وهذا سؤال صعب الإجابة عليه ولا يسع مقالة واحدة إجابته، لكن إذا كنت تسعى لإجابة شافية حقًا وتتناول كافة الجوانب بصورة أكاديمية وعملية جيدة، فأنصحك باللجوء إلى قسم خدمة العملاء بأكاديمية إعمل بيزنس والذى يتم فيه تناول كافة استراتيجيات الناجحة بصورة احترافية متقنة.

يتصل أحد العملاء، وهو منزعج من استلام ساعة ذكية بشاشة تعمل باللمس لا تعمل. يستمع ممثل خدمة العملاء باهتمام، ويعترف بتفاصيل المشكلة وخيبة أمل العميل.

عندما تواجهك شكوى ما وخاصة إذا كانت منتشرة على موقع التواصل الإجتماعى، قم  بالتدقيق في أسبابها بموضوعية شديدة دون التحيز لأى طرف، فإذا إكتشفت إن شركتك قد اقترفت خطًا بالفعل، سواء من مستوى الخدمة أو طريقة تعامل ممثل الخدمة،  فلا بأس من تقديم اعتراف رسمي حول الموضوع وتقديم حل مرضى للعميل. لكن لا تقف عند هذه النقطة فحسب، بل قم بالمزيد من الجهود التسويقية التي تعمل على إزالة هذا الخطأ من ذهن المستهلكين، مع العمل على حل جوانب القصور ووضع نظام جديد يجنب تكرارها مرة أخرى.

تشبه هذه الشكاوى ردود الفعل المباشرة من الخطوط الأمامية. يعبر العملاء التعامل مع شكاوى العملاء عن عدم رضاهم عندما يتعطل المنتج أو لا يلبي توقعاتهم.

عندما يحدث هذا ، يمكنك التحقق من تتبع الحزمة وطمأنة العميل. إذا أخطأ الناقل في وضع الحزمة ، فاتصل به لتصحيح الموقف.

بناءً على اختيار العميل، يتم إرسال ساعة ذكية بديلة للعميل مع ملحق مجاني كبادرة حسن نية.

تقديم عروض وتحسينات مستمرة للمنتجات أو الخدمات يسهم في جعل العملاء يشعرون بالقيمة المستمرة، ويشمل ذلك تقديم خصومات، أو هدايا، أو تحسينات تقنية.

لذا ينبغي على الموظف التمتُّع بمهارات تواصل عالية تطفئ حنق العميل وتمتص غضبه وتعِدُه بحل المشكلة مهما كان أسلوب التواصل بينهما سواء كان تواصلاً مباشراً أم اتصالاً هاتفياً أم دردشة أم بريداً إلكترونياً أم غيرها، وإلَّا فإنَّ النتيجة ستكون عملاء غير راضين عن الخدمة وبالإضافة إلى ذلك غير راضين عن استجابة الشركة لشكواهم، ومن ثم فإنَّ احتمال فقدان ولائهم يصبح أقوى.

يمنع نقل هذا المقال كما هو أو استخدامه في أي مكان آخر تحت طائلة المساءلة القانونية، ويمكن

تمثل الشكاوى عملية تقييم شاملة لعمل الشركة ومستوى خدماتها المقدمة، فهى أشبه بالخدمة البحثية التي تقدم بدون دفع أى تكاليف؛ فإذا تمعنت في نوعية الشكاوى المقدمة وقمت بتدقيق في أسبابها ونتائجها، يمكنك في وقت قصير معرفة جوانب الضعف في الشركة والعمل على حلها.

مثال: تؤدي زيادة الشكاوى حول تأخر التسليم إلى إجراء تحقيق في العمليات اللوجستية الخاصة بك. تكتشف أوجه القصور في طرق الشحن الخاصة بك وتقوم بإجراء تحسينات.

عندما يقوم العميل بتقديم شكوى ما، فهو لا يقصدك أنت ولا يعيب في مستوى ما تقدمه من خدمات، بل هو يقيم جودة الخدمة نفسها ويعرض ما واجهه من مشكلات، فلا تتعامل مع هذا النقد بشكل هجومي أو تسعى لإنكاره من الأساس؛ بل استمع له جيدًا وراعى ما يقدمه من ملاحظات، ثم قم بالرد عليه بموضوعية خالية من أي تحيزات أو اندفاع هجومي لا فائدة منه على الإطلاق.

ومع ذلك ، تبدأ القصة عندما تتلقى العديد من الرسائل من عملاء مختلفين يعبرون جميعا عن نفس المشكلة.